中小企业HR必读：计提工资和发工资分录实操指南

对薪酬进行核算, 这可不单单只是个财务方面的举动, 它更是在劳动法领域里合规性的极为关键的节点所在。计提这件事, 它体现的是权责发生制这块的原则, 目的在于保证成本费用能够归属于当前这个时期；而发放呢, 它是现金流出以及负债清偿这个实际情况的具体执行。这两者在会计处理的时候是要严格进行分离的, 一旦出现混淆的情况, 就会导致税务方面的风险以及账务变得混乱不堪。HR就得协助财务去准确地把人工成本进行归集出来。明确各个科目之间对应的关系。

在月末的时候, 要进行一项操作, 将费用予以计提。这需要依据考勤以及绩效方面的数据, 来计算得出应发的总额。之后, 要区分不同状态, 借方要记到“管理费用”这般的科目名下, 或者记到“销售费用”名下, 又或者记到“生产成本”等科目名下, 并且是按照部门来进行分摊的；而贷方则要记到“应付职工薪酬—”那里。这一步骤有着特别的意义, 它能够确认公司对于员工所承担的债务责任, 进而保证利润表可以精确反映真实的人力成本。其中重点所在, 就是费用科目的划分必须精准无误。

第二步: 进行代扣代缴款项的处理, 在实际发放之前, 要从应发当中扣除个人所承担的社保, 还有公积金跟个税, 分录呈现为借方是“应付职工薪酬—”, 而贷方分别计入“其他应付款—社保/公积金”以及“应交税费—个人所得税”, 这一部分资金虽然还没有发放给员工, 但是公司负有代缴的义务, 一定要如实进行列示, 以此来避免税务稽查的风险。

第三步, 进行实际发放的操作, 通过银行转账的方式, 将支付到员工的个人账户之中, 记录时借记“应付职工薪酬—”, 贷记“银行存款”。在这个时候, “应付职工薪酬”科目的余额应当与代扣款项保持一致。要是存在员工未领取或者遗留问题的情况, 那就要进行挂账处理。现金流出被确认这件事, 标志着当月薪酬流程的基本闭环完成了。

第四步, 有着缴纳社保以及个人所得税这一行为。在次月申报期之内, 公司会把代扣的社保、公积金以及个税上缴给有关部门。进行借记“其他应付款”以及“应交税费”的操作, 同时贷记“银行存款”。完成这一步骤之后, 所有和薪酬相关的税务以及社保缴费义务就解除了。HR 要定期和财务核对数据, 以此确保账实相符, 进而维护企业用工的合规性。